Az új adatvédelmi törvény az adatvédelmi nyilvántartásba bejelentkezésre kötelesek körét jelentősen bővítette. A bejelentkezést a személyes adatok kezelőinek az adatkezelések megkezdése előtt kell megtenniük, a már 2012. előtt megkezdett adatkezelések bejelentésének végső határideje pedig június 30-a volt; e nélkül az adatkezelés jogszerűen nem folytatható. A hatóság akár 10.000.000 Ft bírságot is kiszabhat a jogszabályellenes adatkezelésért. A bejelentés egyelőre még ingyenes.

Az Infotörvény (2011. évi CXII. törvény) szerint az adatvédelmi nyilvántartásba be kell jelenteni minden személyes adat kezelést (az alább ismertetett törvényi kivételektől eltekintve). A bejelentésre az adatkezelő köteles. Az adatkezelés főszabály szerint a nyilvántartásba vétel előtt nem kezdhető meg.

Az adatvédelmi nyilvántartást a megszűnt adatvédelmi „ombudsman” feladatát átvéve a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) vezeti.

Nem kell bejelenteni például az olyan adatkezelést, amely (lényegesebb kivételek)

  • az adatkezelővel munkaviszonyban, tagsági viszonyban, óvodai nevelésben való részvételre irányuló, tanulói vagy tanulószerződéses jogviszonyban, kollégiumi tagsági viszonyban álló személyek adataira vonatkozik (ide nem értve a munkaszerződés megkötése előtt pl. az önéletrajzok, álláspályázatok kezelését) vagy
  • az ügyfélkapcsolatban álló személyek adataira vonatkozik;
  • az érintett anyagi és egyéb szociális támogatása céljából nyilvántartott személyes adatokra vonatkozik;
  • a hivatalos statisztika célját szolgáló személyes adatokat tartalmaz, feltéve hogy az adatok érintettel való kapcsolatának megállapítását véglegesen lehetetlenné teszik.

Be kell jelenteni a nyilvántartásba pl. a telefonos ügyfélszolgálatok hangrögzítéseit, a kamerarendszereket, beléptető rendszereket, direkt marketing célú adatkezeléseket, hírlevél küldést, nyereményjátékokat, és a törvény szövege szerint még az álláspályázatok kezelését is. A nyilvántartásba történő bejelentkezéshez közzétett hatósági tájékoztató szerint még a webáruház vagy weboldal üzemeltetése is bejelentés köteles.

Azt a legcélszerűbb átgondolni, hogy ügyfélkapcsolat címén mentesülhet-e a cég a bejelentési kötelezettség alól. Erre vonatkozóan fogódzót jelenthet a 2011 végéig hivatalban levő adatvédelmi biztos állásfoglalása, aki ügyfélkapcsolatnak az alábbiak együttes teljesülését tekintette:

  • az adatokat közvetlenül az érintettektől veszik fel,
  • az adatkezelés célja az érintett számára ismert,
  • a kezelendő adatok fajtája, az adatkezelés időtartama (adattörlés) előre meghatározott,
  • az adatokat csak az előre meghatározott céllal összefüggésben használják fel,
  • az adatok nem kerülnek ki az adatkezelő kezeléséből,
  • az érintetteket minderről megfelelően tájékoztatják

Lényeges, hogy amennyiben a fentiek értelmében Ön pl. direkt marketing tevékenység folytán bejelentésre köteles, a bejelentésben csak a bejelenteni való adatkezelési célt jelölje meg, egyéb, mentesített adatkezeléseit (pl. ha az garanciális ügyfélkiszolgáláshoz szükséges) nem szükséges bejelenteni!

Az adatvédelmi nyilvántartásba történő bejelentkezés egyelőre ingyenes, tekintettel arra, hogy az annak díját meghatározó miniszteri rendelet még nem jelent meg. Ha valaki legkésőbb 2012. június 30-ig nem jelenti be meglévő adatkezeléseit, az adatkezeléseket tovább nem folytathatja. Az új adatkezelések pedig csak akkor minősülhetnek jogszerűnek, ha a bejelentésük az új törvény szerint megtörtént.

Az adatvédelmi hatóság az adatkezelést a kérelem beérkezésétől számított nyolc napon belül nyilvántartásba veszi, ha a kérelem megfelel az Infotörvényben foglaltaknak. Ha a hatóság a nyilvántartásba vétel iránti kérelmet határidőben nem bírálja el, az adatkezelő az adatkezelést a kérelemben foglaltak szerint megkezdheti.

A bejelentett adatok megváltozását is be kell jelenteni a hatóságnak, 8 napon belül.